Ansvarsförhållanden för licenshantering

Nedanstående ansvarsförhållanden gäller för de institutioner/motsvarande vid GU och Chalmers som önskar ha en eller flera licensansvariga personer enligt högskolornas ordning för central licenssamordning.

Prefekts (motsvarande) ansvar

1. ansvarar för att högskolans policybeslut beträffande hantering av licensbelagd programvara efterlevs och för hur olovligt utnyttjande av program förebyggs vid institutionen.
2. har ansvaret för att följa de förändringar i policy, rutiner och regler som publiceras i GU:s och Chalmers gemensamma webbaserade licensinformation.
3. ansvarar för att person(er) utses som licensansvarig(a) för institutionen, samt att denne innehar de särskilda datakunskaper som är nödvändiga för uppgiften.
4. har ansvaret för att licensansvarig(a) följer nedanstående anvisningar och rutiner för hämtning och rapportering av centrala licenser följs vid institutionen.
5. har ansvaret för att licensansvarig(a) löpande får nödvändig kompetensutveckling för uppdraget.
6. är medveten om att illegal kopiering eller olovligt utnyttjande av programvara - eller medhjälp till sådan handling - är olagligt och kan därmed ge straffrättsliga påföljder.
7. har ansvar för att eventuella administrativa avgifter betalas till den centrala licenssamordningen.
8. skall ansöka om byte av licensansvarig då befintlig avslutar sitt uppdrag. Detta görs via särskild webbapplikation i licenswebben Skall kontot ej behållas skall det sägas upp via meddelande till licensadmin@gu.se.

Licensansvarigas ansvar

1. skall hantera personligt id och lösenord för hämtning och rapportering av licenser så att behörigheten ej kan utnyttjas av andra.
2. skall följa de instruktioner som publiceras i den webbaserade licensinformationen.
3. skall rapportera och beställa program, media och dokumentation endast via särskilda rapporteringssystem. Rapportering utgör dokumentation samt underlag för eventuell debitering och statistik.
4. skall hämta centrala licenser via nätet eller media och distribuera vidare internt inom institutionen.
5. skall hålla bokföring över installerade s.k. hyrlicenser för eventuell avinstallation.
6. skall kunna ge hjälp med installation till de egna användarna på institutionen *.
7. skall utgöra institutionens dubbelriktade informationskanal mellan högskolans licenskommitté, licensleverantörer och datoranvändarna på den egna institutionen.
8. har ansvaret för att uppdatera uppgifter såsom ansvarsställe/projekt, faktura- och leveransadress för debitering, telefonnummer och epostadress i centralt register över licensansvariga. Detta görs via särskild webbapplikation i licenswebben.
9. skall tillsammans med prefekten/motsvarande ansöka om byte av licensansvarig då befintlig licensansvarig avslutar sitt uppdrag. Detta görs via särskild webbapplikation i licenswebben. Skall kontot ej behållas skall det sägas upp via meddelande till licensadmin@gu.se.
10. skall vid byte av licensansvarig instruera ny licensansvarig om verksamheten .

* institutionen avgör själv supportens omfattning.

Användarstöd

1. då licensansvariga har frågor skall informationen i licenswebben inledningsvis anlitas. Därefter kan kontakt tas med ansvariga personer, vilket skall göras via formulär för synpunkter och frågor på samma webbplats.
2. generellt ingår inget användarstöd i de centrala licensavtalen, ej heller från GU eller Chalmers. Eventuella undatag anges i den webbaserade licensinformationen.
3. telefonsupport till användare för generella program samt konsulttjänster finns i vissa fall att köpa via våra leverantörer. Ytterligare information finns i den webbaserade licensinformationen.

GU och Chalmers ansvarar för

1. tecknande och uppföljning av centrala licensavtal och hantering av verksamhetens önskemål om nya licensavtal.
2. att programvaruleverantörernas krav på licensadministration följs.
3. att central webbaserad information om licensierade programvaror och licensvillkor finns tillgängligt för samtliga användare inom högskolorna.
4. att tillhandahålla de mest frekventa programvarorna via särskild programvaruserver "PGMserv".
5. centralt register över licensansvariga inkl administration av konton.

Kostnader

Kostnaden är 1000 kr per år och konto i programservern. I detta ingår administration av konton i programserver samt hos leverantörer och informationsservice. Inom GU och Chalmers tas kostnaden av den gemensamma licensverksamheten vid respektive lärosäte.

GU:s IT-stab ansvarar för avtal, programserver, kontoadministration, information och licenswebb samt generell licenssamordning i samarbete med Chalmers licenssamordnare.

Leverantörernas ansvar

Leverantörernas ansvar regleras i varje avtal mellan dessa, GU och Chalmers. Leverantörerna ansvarar generellt för:

1. att tillhandahålla programvaror enligt GU:s och Chalmers specifikationer.
2. att tillhandahålla rapporteringssystem enligt GU:s och Chalmers specifikationer.
3. att programvaruleverantörernas krav på licensadministration följs.
4. att tillhandahålla prislistor i webben enligt GU:s och Chalmers specifikationer.
5. webbaserad historik på inrapporterade licenser, beställningar, fakturering, rapportering till programvarutillverkare samt tillhörande support och information.