Licensverksamheten vid GU och Chalmers

På denna webbplats finns information kring den centrala licensverksamheten vid Göteborgs universitet och Chalmers.

Licensverksamhetens uppdrag och syfte är att verka för korrekt licensinnehav, förmånliga priser för programvarulicenser, enklare hantering, standardisering, kompetensutveckling samt spridande av aktuell information och gällande regler. Licensverksamheten skall synkroniseras med övriga verksamheters önskemål om och krav på programvaror, leva upp till gällande lagar och regler samt motsvara leverantörernas villkor och krav.

Ansvarsfördelning

Licensverksamheten vid Göteborgs universitet och Chalmers är organiserad enligt nedan:

• IT-staben vid GU, IT-styrning Chalmers
• Licenskommittén vid GU
• centrala licenssamordnare
• lokalt licensansvariga vid institutioner/motsvarande
• leverantörer och partners

I dokumentet "Ansvarsförhållanden för licenshantering" finns ansvarsfördelningen utförligt beskriven.

• Ansvarsförhållanden för licenshantering

Licenskommittén

GU:s licenskommitté består av datakunniga verksamhetsföreträdare samt licenssamordnarna från GU och Chalmers. Licenskommittén lägger förslag till satsningar inom programvaruområdet om vilka IT-beställarutskottet fattar beslut.

Licenssamordnare

Deras uppgift är att arbeta budget och underlag till beslut, verkställa beslut, informera om verksamheten, svara för helpdeskfunktion, ordna med seminarier och utbildningar för licensansvariga och användare, anskaffa programvaror, ansvara för programserver, underhålla avtal och kontakter med leverantörer, m.m.

Lokalt licensansvariga

Via lokalt utsedda licensansvariga hanteras licensfrågorna ute i verksamheten. Uppgiften omfattar lokal support, installationer, inrapportering och beställning, betalning samt kontakter med leverantörer och licenskommittén m.m.

För att en institution (motsv) skall få tillgång till de licenser som högskolorna tecknat centrala avtal för krävs att prefekt (motsv) ansöker om att få registrera en person som lokalt licensansvarig. Den utsedda personen skall ha lämpliga kvalifikationer för uppdraget. Ansökan görs via särskild webbapplikation där ansvarsförhållanden skall accepteras, uppgifter matas in, kvittens skrivas ut för underskrift och därefter skickas in till GU:s licensadministration. Ansökan om att bli licensansvarig.

Vid byte av licensansvarig skall i princip ny ansökan göras. Ansökan om byte av licensansvarig.

De licensansvarige kan också underhålla sina kontaktuppgifter via webben. Då licensansvarig uppdaterar sina uppgifter på detta sätt ser GU:s centrala licensadministration till att uppgifterna även uppdateras hos alla samverkande leverantörer och i programservern. Uppdatering av licensansvarigs kontaktuppgifter.

Licensleverantörer

Via Kammarkollegiets ramavtal och egna avtal samarbetar högskolorna med ett antal licensleverantörer som sköter försäljning, statistik och i vissa fall en begränsad support. Mer information om leverantörer finns under respektive licensavtal.