Riktlinjer och policy vid GU

En korrekt hantering av programvaror och licenser är av stor betydelse för leverantörers men även allmänhetens förtroende för Göteborgs universitet som myndighet. Statskontoret angav 2007 i rapporten "Statliga myndigheters hantering av programvarulicenser" sju grundläggande krav som bör gälla för att en myndighet skall anses ha en acceptabel nivå i hanteringen av programvaror och licenser. Rapporten gjordes på uppdrag av regeringen.

Enligt Statskontorets rapport förväntas en myndighet:

1. att ha någon form av licensregister.
2. att kunna styrka sitt licensinnehav.
3. att ha personer utsedda med uppgift att se till att  myndigheten har erforderliga licenser.
4. att ha en dokumenterad policy (riktlinjer) för licenshanteringen.
5. att informera anställda och studerande om gällande regler och ansvar.
6. att ha kontroll över utnyttjandet av programvara via installationskontroll och/eller inventering av datorer.
7. att enbart ge särskilt utsedda personer tillåtelse att installera programvaror och system.

Dessa sju krav utgör en viktig utgångspunkt för universitetets licensverksamhet. De riktlinjer som idag gäller inom universitetets licensverksamhet finns dokumenterade i licenser.gu.se.

Göteborgs universitets gemensamma licensverksamhet arbetar kontinuerligt med att effektivisera hanteringen av programvaror och licenser. En mycket väsentlig del i detta arbete är införskaffandet av s.k. sitelicenser och campuslicenser då dessa vanligen gör den totala inköpskostnaden lägre, förenklar hanteringen samt bättre säkerställer ett korrekt licensinnehav. Som ett resultat av detta strategiska arbete har Göteborgs universitet idag runt 20 sådana avtal för olika programvaror.

Under läsåret 2011 pågår ett arbete med att införa en standardiserad och centralt managerad datorarbetsplats vilket väntas ge utökade möjligheter till att inventera datorer och mäta användningsgraden av programvaror. Samtidigt pågår ett arbete med att ta fram grundläggande regler för hantering av programvaror och licenser.

Lennart Jareteg
IT-staben